A megfelelő felkészüléssel elkerülhetjük a váratlan és kellemetlen szituációkat, megfontoltan és magabiztosan tárgyalhatunk.

A legtöbb esetben tárgyalás előtt az alábbi kérdéseket kell átgondolnunk:

• Mi a célunk?
  Pontosan legyünk tisztába azzal, hogy mit szeretnénk elérni.
• Ideális kimenetel:
  A tárgyalás optimális, legvalószínűbb kimenetele. (Határidők, tervek, minőség, leszállítás, árak...)
• Minimum feltételek:
  Ez egy tartalékterv, arról, hogy mennyit engedhetünk maximálisan a másik félnek a sikeres tárgyalás eléréséhez.
• Csúcsajánlat:
  Határozzuk meg irányadó feltételeinket, amikből majd szükség esetén engedhetünk. Ezek jóval magasabbak is lehetnek az optimálisaktól, így ha engedünk, a másik fél úgy érzi, ezzel nyert és mi is könnyebben kérhetünk engedményt tőle.
• Milyen kapcsolatot szeretnénk kialakítani?
  Rövid, vagy hosszú távon gondolkodunk az adott partnerrel kapcsolatban. Ha hosszú távon tervezünk, akkor érdemes lehet feláldozni a rövid távú nyereséget a lassan kialakuló haszon reményében, de az is lehet, hogy éppen csak egyetlen, gyors ügyfelet szeretnénk.
• Az egyezség fontossága:
  Ha elemezzük tárgyalófelünk versenytársait, tudhatjuk, hogy ajánlata mennyire piacképes. Ez nagy segítségünkre lehet, ha alkudni akarunk.

Hogy tárgyaló partnerünk mögé lássunk és megismerjük erősségeit, gyengeségeit, a következő tényekkel kell még tisztában lennünk:

• A másik fél érdekei:
  Ha megismerjük a másik fél elképzeléseit az optimális egyezségekről, akkor tudni fogjuk az ő céljait. Ezeket figyelembe véve kell majd engedményeket adnunk és engedményeket kapnunk a közös cél eléréséhez.
• A másik fél tárgyalási stílusa:
  Ha felismerjük a partner stílusát, akkor abból is következtethetünk gyenge pontjaira. Ha nem reagálunk a viselkedésére, akkor kezünkbe vehetjük a tárgyalás irányítását.
• A másik fél ideje:
  Ha kiderül, hogy a másik felet szorítja a határidő, kicsi a kapacitása, vagy hiány van egy adott termékből, akkor könnyen juthatunk számunkra kedvezőbb egyezségre.
• A másik fél pénzügyi helyzete:
  A jól menő vállalatoknál könnyen előfordulhat, hogy könnyelműen állítják fel követelményeiket a tárgyalást illetően, de az is lehet, hogy kitűnő tárgyalóerejükkel kerültek feljebb a ranglétrán. Ha a cég szerényebb költségvetésű és kiszolgáltatottabb, megeshet, hogy azonnal beleegyezik bármilyen ajánlatba, de lehet, hogy helyzetéből adódóan, minden fillérre szűksége van és alig akar fizetni valamit.
• Az egyezség fontossága:
  Tisztában kell lennünk saját versenytársaink ajánlataival is és azzal, hogy a másik félnek mennyire fontos a velünk való egyezségre jutás. Ha ajánlatunk egyedülálló, akkor előnyünk van, de ha versenytársaink hasonló kondíciókat ajánlanak, akkor jobban kell vigyáznunk.
• A másik fél trükkjei:
  Ha tudjuk milyen trükkökkel készül ellenfelünk megnyerni a tárgyalást, akkor járjunk utána, gondoljuk ki, hogyan tudjuk majd lefegyverezni.
• A másik fél tárgyalóereje:
  Vajon mekkora tárgyalási tapasztalattal rendelkezik tárgyalópartnerünk? A nagyvállalatok általában nagyobb tárgyalási erővel rendelkeznek, mint a kisebbek.